¿Qué es la gestión del conocimiento y cuál es su importancia al interior de las organizaciones?


Esta es una sección dedicada a la Gestión del Conocimiento: ¿Qué es?, ¿Cómo se hace?, ¿Para qué? y mucho más!

Sara María Velásquez es Diseñadora Industrial aliada de Koideas, cuenta con un Diplomado en Gestión del Conocimiento, Maestría en curso en Gerencia de la Innovación y el Conocimiento en Eafit y Certificado Internacional en Gestión del Conocimiento KRI (Knowledge Research Institute, USA).

Actualmente, es la líder de Gestión del Conocimiento en Haceb, donde combina su formación creativa con la ejecución de proyectos estratégicos enfocados en aprovechar al máximo el conocimiento de la empresa y potenciar el desarrollo de las personas en sinergia con la innovación organizacional.

¿Qué es conocimiento? y ¿Qué no es conocimiento?

Conocimiento = Información + experiencia + valores + saber hacer + modelos mentales

(Thomas Davenport y Laurence Prusak)

El conocimiento puede ser explícito o tácito:

  • Explícito: Es objetivo y racional, se puede expresar a través de palabras y símbolos y puede ser almacenado en cualquier medio físico o digital como por ejemplo un procedimiento, un informe, una presentación.​

  • Tácito: Es subjetivo, se basa en la experiencia y en la intuición y se encuentra en el cerebro de las personas. No es fácil de documentar pero se puede transmitir y difundir.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Estrategia organizacional enfocada en aprovechar y capitalizar los activos intangibles de la empresa, es decir, aquellos recursos que están fundamentados en el conocimiento.

Es una manera de incrementar, transferir y asegurar el conocimiento y las habilidades de las personas a fin de fortalecer las capacidades organizacionales y potenciar un mejor desempeño, logrando una ventaja sostenible que permita la innovación y la competitividad organizacional.

¿Para qué sirve la gestión del conocimiento?

Para…

  • Mejorar la productividad

  • Aumentar la rentabilidad

  • Aprender de los errores y no repetirlos

  • Evitar la pérdida de conocimiento

Apuntando a…

  • La innovación

  • Y a la competitividad del negocio

¿Cómo se hace la gestión del conocimiento?

Las personas son el enfoque central de la Gestión del Conocimiento, pues son las únicas capaces de transformar los datos y la información en conocimiento y a través de sus habilidades y experiencias, aplicar este conocimiento en el desarrollo de productos, servicios y procesos innovadores y eficientes.

Existen varios procesos que componen el ciclo del conocimiento y cada uno contiene herramientas que

permiten materializar la estrategia y lograr los objetivos.

Algunos procesos son:

  • Identificación

  • Creación

  • Transferencia

  • Aplicación

  • Aseguramiento

  • Evaluación

¿Cómo definir la estrategia de gestión del conocimiento?

Según expertos en el tema, existen 2 estrategias principales de GC:

  • Personalización

  • Codificación

Personalización:

Se centra en las personas, en la transferencia de conocimiento y en el trabajo colaborativo.

  • Enfoque: persona – persona

  • Empresas con estrategia de innovación

Codificación:

Se centra en el conocimiento codificado, en la captura de conocimiento y en la documentación.

  • Enfoque: persona – documentos

  • Empresas con estrategia de estandarización

Ambas estrategias no son excluyentes, se recomienda tener un enfoque 80-20, donde una estrategia sea predominante en un 80% y la otra le sirva de soporte en un 20%.

Identificación

Es un proceso clave, ya que permite definir:

  • ¿Cuál es el conocimiento crítico o clave de la empresa?

  • ¿En qué estado se encuentra?

  • ¿Cuáles son las brechas de conocimiento que tenemos, hoy y para un futuro?

  • ¿Quién lo tiene?

Herramienta: Mapas de Conocimiento:

  • Basado en objetivos, procesos o en personas.

Algunos criterios para definir la criticidad del conocimiento, son:

  • Relación con la estrategia de la empresa

  • Dificultad de encontrar el conocimiento afuera

  • Posibilidad de captura del conocimiento

  • La importancia futura

Creación

Es el proceso donde aprendemos o fortalecemos un conocimiento o habilidades claves requeridas según la identificación de conocimiento.

El conocimiento puede ser adquirido por:

  • Empleados claves

  • Entes externos, como proveedores, centros de investigación y universidades, que refuercen las capacidades internas de la empresa.

Herramientas:

  • Actividades de Formación, presencial y virtual

  • Planes de Desarrollo Humano

  • Eventos, Seminarios y Conferencias

Transferencia

Proceso que nos permite intercambiar información, experiencias y “know how”entre empleados y expertos internos y externos.

Puede ser:

  • Directa: entre personas (es la más eficiente y rápida)

  • Indirecta: a través de conocimiento codificado

  • Combinada: empleando ambos métodos.

Herramientas:

  • Comunidades de Práctica

  • Storytelling

  • Lecciones Aprendidas

  • Pasantías internas y externas

Aplicación

Proceso que nos permite utilizar el conocimiento y las habilidades adquiridas en la creación y el mejoramiento de los productos, procesos y servicios de la empresa.

Es uno de los procesos más importantes, ya que nos permite evidenciar el impacto que el conocimiento tiene para la organización.

Herramientas:

  • El trabajo cotidiano

  • Metodologías de ejecución de proyectos, desarrollo de productos y mejoramiento de procesos

  • Jornadas de ideación

  • Retos de Innovación

  • Trabajo Colaborativo

Aseguramiento

Proceso que permite salvaguardar el conocimiento crítico y las habilidades claves de las personas y los resultados de su aplicación en procesos, productos y servicios, tanto a nivel interno, como en el desarrollo con proveedores y entes externos.

Herramientas para el conocimiento explícito o aplicado:

  • Propiedad Intelectual

  • Gestión Documental

Herramientas para el conocimiento tácito, que está en las personas:

  • Planes de Desarrollo Humano

  • Programas de reconocimiento e incentivos emocionales y económicos

Evaluación

Proceso que permite valorar el impacto de las herramientas implementadas y los proyectos ejecutados desde Gestión del Conocimiento en el desempeño de las personas, el mejoramiento de los procesos, la innovación y la competitividad de la empresa.

Herramientas:

  • Diagnóstico de gestión del conocimiento, basado en modelos internacionales comoAPQC y KMMM

  • Indicadores de gestión del conocimiento, como:

  • Cobertura de la estrategia

  • Participación en actividades

  • Satisfacción de los usuarios

  • Incorporación y aplicación del conocimiento en el trabajo diario

  • Cierre de brechas de conocimiento

Relación con la Innovación

La aplicación creativa del conocimiento en la creación y el mejoramiento de los productos, procesos y servicios de la empresa, genera innovación, y a su vez se genera nuevo conocimiento, que debe ser gestionado para posibilitar la ejecución de los proyectos y la generación de nuevas ideas.

La gestión del conocimiento debe estar alineada con la estrategia de innovación de la empresa para identificar el conocimiento requerido para el futuro y adelantarse a crearlo, a través de los colaboradores y proveedores para responder de forma anticipada y exitosa a las necesidades del mercado.

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